Marcus Management
Pri práci s rodinnými, pracovnými, finančnými, zdravotnými alebo úradnými dokumentmi je dôležitá minimalizácia údajov, jasný účel, obmedzený prístup a opatrný spôsob doručenia podkladov.
V prvom kontakte neposielajte celé spisy, rodné čísla, celé zdravotné dokumentácie, skeny dokladov totožnosti, heslá, PIN kódy, autorizačné kódy, celé údaje platobných kariet ani prístupové údaje. Najprv stačí stručný opis a informácia o približnom rozsahu podkladov.
Dokumenty o deťoch, zdravotnom stave, exekúciách, súdnych alebo úradných veciach, bankové výpisy a osobné komunikácie sa riešia až po dohode o primeranom spôsobe doručenia. Verejný formulár nie je určený na posielanie citlivých príloh.
Údaje sa používajú na prvý kontakt, komunikáciu s klientom, určenie vhodného rozsahu služby, prípravu dokumentačného a organizačného výstupu, fakturáciu, vybavenie reklamácie a ochranu oprávnených záujmov, ak je to primerané.
Pred plným plateným režimom treba viesť alebo doplniť záznam o spracovateľských činnostiach, retenčný plán, bezpečnostné pravidlá práce s dokumentmi, proces vybavenia žiadostí dotknutej osoby a prehľad dodávateľov alebo sprostredkovateľov.
Podklady sa nemajú uchovávať dlhšie, než je potrebné na dohodnutý účel, vybavenie služby, reklamáciu, účtovníctvo alebo ochranu oprávnených záujmov. Po ukončení veci má byť jasné, čo sa archivuje, čo sa vymaže a v akej lehote.
Potrebné sú silné heslá, dvojfaktorové overenie, oddelený pracovný email, obmedzený prístup, bezpečné úložisko, zálohy, rozumné pomenovanie priečinkov a postup pri bezpečnostnom incidente. Prístup k dokumentom má byť obmedzený na nevyhnutný rozsah.
Pri použití hostingu, emailu, cloudu, účtovníka alebo inej technickej služby treba vedieť, kto má k údajom prístup, za akým účelom, či sú údaje v EÚ/EHP alebo mimo nej a či existuje vhodná zmluvná alebo technická ochrana.
Klient môže požiadať o prístup, opravu, výmaz, obmedzenie spracúvania alebo iné právo podľa GDPR. Žiadosť sa posiela na peter@marcus.management a má obsahovať, čoho sa týka a z akého emailu prebiehala komunikácia.