Marcus Management
Dokumenty sa nesmú miešať chaoticky. Každá vec má mať jasný intake, dohodnutý rozsah, bezpečný spôsob doručenia podkladov, pracovnú štruktúru a jasný výstup.
Klient najprv pošle stručný opis situácie, typ veci, približný počet dokumentov, rozsah emailov alebo správ, časové obdobie, prílohy, požadovanú formu výstupu a prípadnú časovú naliehavosť. Neposiela citlivé dokumenty cez verejný formulár.
Pred začatím spracovania sa potvrdí rozsah, balík, cena, dodacia lehota, spôsob platby, fakturácia, spôsob doručenia podkladov a forma doručenia vypracovanej zákazky späť klientovi.
Pri prijatej veci sa odporúča používať štruktúru typu 00_intake, 01_dokumenty_od_klienta, 02_komunikacia, 03_financie, 04_casova_os, 05_vystup, 06_faktura a 07_archiv. Verejný formulár však sám o sebe nevytvára plnohodnotný case management.
Pri dokumentoch je vhodné evidovať názov, dátum dokumentu, dátum doručenia, od koho je, komu je určený, typ dokumentu, počet strán, prílohy, stav a poznámku. Cieľom je spätná dohľadateľnosť a menej chaosu.
Výstup môže obsahovať časovú os, zoznam dokumentov, zoznam osôb a inštitúcií, tabuľku platieb podľa dokladov, prehľad komunikácie, zoznam chýbajúcich dokumentov, zoznam otvorených otázok a súhrn pre advokáta alebo inú odbornú osobu.
Na faktúre alebo platobnom podklade sa majú používať bezpečné názvy ako dokumentačné a organizačné spracovanie veci, administratívne spracovanie podkladov, vypracovanie časovej osi a zoznamu podkladov alebo prehľad dokumentov, osôb, komunikácie a platieb. Nemá sa uvádzať právne poradenstvo.